Homeoffice und die Steuer
Ein Arbeitszimmer in den eigenen vier Wänden ist in der Kreativbranche gang und gäbe, schon alleine aus Kostengründen. Die Pandemie hat das Homeoffice für alle wieder stark in den Vordergrund gerückt. Wir schauen uns nochmals an, welche Voraussetzungen einzuhalten sind, damit für Unternehmer die steuerliche Abzugsfähigkeit hinhaut.
Gleich vorweg: Das im Wohnungsverband gelegene Arbeitszimmer und dessen Einrichtung sind nur dann abzugsfähig, wenn der Raum den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit des Steuerpflichtigen darstellt.
Was ist ein „Arbeitszimmer“?
Damit ist ein Bereich gemeint, dem der Charakter eines Wohn- oder Büroraumes zukommt. Um das einzugrenzen, sei hier vermerkt, was nicht darunterfällt oder das Abzugsverbot ohnehin nicht betrifft. Vor allem hängt das mit der funktionellen Zweckbestimmung für die Berufsausübung zusammen, die eine private Nutzung üblicherweise nicht gestattet.
Aber: Kosten für folgende Räume sind jedenfalls als Betriebsausgaben abzugsfähig, ohne dass die Voraussetzungen für ein steuerliches Arbeitszimmer geprüft werden müssen. Dazu zählen: Ordinations- und Therapiezimmer, die wegen ihrer Ausstattung typischerweise eine Nutzung im Rahmen der privaten Lebensführung ausschließen (z. B. Ordination eines praktischen Arztes, eines Zahnarztes), Labors mit entsprechender Einrichtung, Fotostudios sowie Film- und Tonaufnahmestudios. Zudem gehören Kanzleiräumlichkeiten dazu, wenn diese regelmäßig von familienfremden Personen, z. B. einer Sekretärin, im Rahmen ihrer Beschäftigung genutzt werden, und/oder Räume mit Parteienverkehr (Vortragsraum, Verkaufsbüro). Weiters Lagerräumlichkeiten, in denen Warenmuster oder Handelsartikel aufbewahrt werden und dadurch eine private Nutzung ausgeschlossen wird. Hinzu kommen schallgeschützte Musikproberäume, wenn aufgrund der beruflichen Tätigkeit eine Notwendigkeit für einen derartigen Raum besteht, sowie Werkstätten.
Ob diese Voraussetzungen erfüllt werden, hängt nicht von den gesamten Tätigkeiten ab, sondern vom Mittelpunkt für die einzelne Einkunftsquelle.
Was ist ein„Wohnungsverband“?
Ein Arbeitszimmer liegt im Wohnungsverband, wenn es sich in derselben (gemieteten oder Eigentums-)Wohnung, im privaten Wohnhaus oder auf demselben Grundstück (z. B. Gartenhäuschen) befindet. Für einen Wohnungsverband spricht jedenfalls, wenn das Arbeitszimmer von der Wohnung aus begehbar ist.
Interieur
Wenn kein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer vorliegt, dann sind vom Abzugsverbot die Einrichtungsgegenstände der Wohnung bzw. des Arbeitszimmers erfasst, selbst wenn sie (auch) betrieblich bzw. beruflich genutzt werden. Einrichtungsgegenstände sind Gegenstände, die in erster Linie der Bewohnbarkeit von Räumen dienen. Gemeint sind Stühle, (Schreib-)Tische, (Schreibtisch-)Lampen, Schränke, Vorhänge, Teppiche, Bilder, Wandverbauten, Bücherregale und Kommoden. Typische Arbeitsmittel wie Computer einschließlich Computertische, Kopier- und Faxgeräte, Drucker, EDV-Ausstattungen und Telefonanlagen bleiben hingegen bei beruflicher oder betrieblicher Verwendung abzugsfähig – und zwar auch dann, wenn sie in Privaträumen oder einem nicht abzugsfähigen Arbeitszimmer aufgestellt werden. Eine steuerliche Anerkennung der Aufwendungen für das Arbeitszimmer und die Einrichtungsgegenstände setzt voraus, dass die Art der Tätigkeit des Unternehmers den Aufwand unbedingt notwendig macht. Vor allem darf der zum Arbeitszimmer bestimmte Raum tatsächlich ausschließlich oder nahezu ausschließlich beruflich genutzt werden.
Zu beachten
Ob diese Voraussetzungen erfüllt werden, hängt nicht von den gesamten Tätigkeiten ab, sondern vom Mittelpunkt für die einzelne Einkunftsquelle. Die Beurteilung erfolgt nach dem Berufsbild, d. h. es gibt eine berufsbildbezogene oder einkunftsquellenbezogene Prüfung. Bei Ersterer sind das Leistungen, deren Mittelpunkt in einem Arbeitszimmer liegt, d. h. sie werden ausschließlich oder nahezu ausschließlich im Arbeitszimmer ausgeübt oder sind typischerweise für das Berufsbild wesentlich. Dazu gehören: Gutachter, Schriftsteller, Dichter, Teleworker, Maler, Komponisten und „Heimbuchhalter“. Bei Berufen, deren Mittelpunkt außerhalb eines Arbeitszimmers liegt, prägt die Tätigkeit. Das trifft unter anderem zu bei Lehrern, Richtern, Politikern, Dirigenten, Vortragenden oder Freiberuflern mit externer Betriebsstätte wie einer Kanzlei.
Eine Einkunftsquelle und ein einziges Berufsbild: Ist die berufsbildprägende Tätigkeit eine solche, die typischerweise im Arbeitszimmer ausgeübt wird, sind die Aufwendungen abzugsfähig, im umgekehrten Fall nicht. Eine Einkunftsquelle und mehrere Berufsbilder: Wird ein Arbeitszimmer für mehrere Tätigkeiten genützt, die jeweils verschiedenen Berufsbildern zuzuordnen sind, ist zu prüfen, welche der verschiedenen Tätigkeiten insgesamt den Ausschlag gibt. Dabei ist auf die erzielten Einnahmen abzustellen. Beträgt danach der Einnahmenanteil, der auf die Tätigkeit entfällt, deren Mittelpunkt in einem Arbeitszimmer liegt, mehr als 50 Prozent, stellt das Arbeitszimmer (bezogen auf die gesamte Einkunftsquelle) einen Mittelpunkt im Sinne der obigen Bestimmung dar.
Abzugsfähige Aufwendungen
Darunter fallen jeweils anteilig Mietkosten, Betriebskosten (z. B. Beheizung, Beleuchtung), AfA bei Eigentumsobjekten, Finanzierungskosten (nicht jedoch Tilgungsbeträge, diese werden bereits im Wege der Abschreibung berücksichtigt) und Kosten für Einrichtungsgegenstände. Für Unternehmer besteht eine erweiterte Möglichkeit zum Vorsteuerabzug aus Aufwendungen für das Arbeitszimmer im Wohnungsverband samt Einrichtung. Dabei gelten folgende Kriterien: Die tatsächliche (beinahe) ausschließliche unternehmerische Nutzung und die Tätigkeit machen ein Arbeitszimmer not-wendig. Das Ausmaß des Vorsteuerabzugs ist im Verhältnis der Nutzfläche des Arbeitszimmers zur Gesamtnutzfläche des Wohnungsverbandes zu berechnen. Beispiel: Eine Wohnung hat eine Gesamtnutzfläche von 100 m². In dieser Wohnung befindet sich ein Arbeitszimmer mit einer Nutzfläche von 20 m². Der Vorsteuerabzug für das Arbeitszimmer beträgt 20 Prozent der für diese Wohnung bezahlten Umsatzsteuer.
Alternativen
Die Erfahrung zeigt, dass es oft gerade bei Heimbüros zu Diskussionen mit dem Fiskus kommt. Daher ist es sinnvoll, diese Thematik mit seinem Steuerberater abzuklären. Mittlerweile bieten sich aber gerade bei der Standortwahl attraktive Alternativen zum Heimbüro an: Unternehmerzentren, Bürogemeinschaften und Coworking Spaces gibt es schon zu leistbaren Preisen. Zudem spielt die soziale Komponente für den Kreativen eine Rolle und die Trennung von Berufs- und Privatleben kann sich positiv auf das Geschäft auswirken.
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