E-Vergabe
Die Digitalisierung schreitet voran und die elektronische Vergabe rückt in greifbare Nähe. Das bedeutet, dass im Zusammenhang mit öffentlicher Auftragsvergabe der gesamte Einkaufsablauf vollelektronisch abgewickelt wird. Hier sind die Voraussetzungen zusammengefasst, um an einem vollelektronischen Vergabeverfahren teilzunehmen.
Spätestens mit Oktober 2018 gilt für alle öffentlichen Auftragsvergaben im Oberschwellenbereich die Verpflichtung zur elektronischen Vergabe. Zentrale Beschaffungsstellen wie z. B. die BBG sind bereits seit April 2017 zur E-Vergabe verpflichtet. Die vollelektronische Abwicklung von Vergabeverfahren muss in Österreich aufgrund einer Richtlinie der Europäischen Union in innerstaatliches Recht umgesetzt werden. Das betrifft z. B. die Übermittlungen von Bekanntmachungen in elektronischer Form, die elektronische Verfügbarkeit von Ausschreibungsunterlagen, aber auch eine ausschließlich elektronische Kommunikation in allen Verfahrensstufen (z. B. Übermittlung von Teilnahmeanträgen, Angeboten).
Voraussetzung für Unternehmer
Der Bieter benötigt einen PC bzw. ein Notebook mit Internetzugang und eine qualifizierte elektronische Signatur. Das Angebot wird mit einem ÖNORM-Datenträger, einer Excel-Datei bzw. durch Direkteingabe am Portal abgeliefert. Es empfiehlt sich die Auseinandersetzung mit den diversen am Markt verfügbaren Beschaffungsplattformen. Einige öffentliche Auftraggeber wickeln ihre Ausschreibungen schon jetzt vollständig elektronisch ab.
Testbetrieb?
Die Wirtschaftskammer Österreich hat für ihre Unternehmer eine Testseite eingerichtet. Dort können Sie unabhängig von einer konkreten Ausschreibung ein elektronisches Verfahren ausprobieren. Hier geht es zum Testlink: https://www.wko.at/service/innovation-technologie-digitalisierung/test-elektronische-beschaffung-unternehmen.html
Die Wirtschaftskammer Österreich hat für ihre Unternehmer eine Testseite eingerichtet, um das elektronische Verfahren auszuprobieren.
Elektronische Signatur
In Österreich können elektronische Signaturen bei der Abwicklung von Geschäften verwendet werden. Das geschieht auf Grundlage der Signaturrichtlinie der Europäischen Union, des österreichischen Signaturgesetzes und der darauf basierenden Signaturverordnung. Die Signierung eines Dokuments hilft dabei, die Authentizität – die Nachricht stammt vom Absender –, dessen Integrität – die Nachricht wurde unterwegs nicht verändert –, dessen Verschlüsselung – die Nachricht kann nur vom Empfänger gelesen werden – und den Unterschriftenersatz – die Beisetzung der elektronischen Signatur ist der eigenhändigen Unterschrift gleichgesetzt – sicherzustellen. Es gibt dabei verschiedene Arten von Signaturen. Achtung! Nur eine qualifizierte Signatur bewirkt Schriftlichkeit.
Seit Einführung des Signaturgesetzes ist die zunächst als sicher bezeichnete „qualifizierte“ Signatur der eigenhändigen Unterschrift in weiten Bereichen gleichgestellt. Von dieser Regel ausgenommen sind allerdings z. B. Testamente, bestimmte Bürgschaften oder öffentlich beglaubigte Eingaben zum Grundbuch. Nicht signierte Dokumente, E-Mails, aber auch nicht qualifiziert signierte Dokumente gelten nicht als schriftlich. Zwar dürfen auch diese bei Zugang nicht einfach ignoriert werden, ihre Beweiskraft kommt aber in etwa jener mündlicher Vereinbarungen gleich.
Die qualifizierte Signatur und das zugrunde liegende qualifizierte Zertifikat müssen von einer Stelle zur Verfügung gestellt werden, die eine vertrauenswürdige Zuordnung des qualifizierten Zertifikats zu dessen Inhaber sicherstellen kann (Identitätsprüfung). Eine derartige Zuordnung wird von Zertifizierungsdienstanbietern angeboten. In Österreich muss die Erbringung eines solchen Zertifizierungsdienstes der Telekom-Control-Kommission gemeldet werden, da die Anbieter einer öffentlichen Kontrolle unterliegen.
Technische Probleme
Was tun bei technischen Problemen? Auch hier gilt wie bei Angeboten in Papierform: Das Angebot „reist“ auf Risiko des Unternehmers! Verspätet eingelangte Angebote sind auszuscheiden. Lernen Sie das E-Vergabe-System des Auftraggebers kennen und reichen Sie kein Angebot in letzter Minute ein – optimal: mindestens einen Werktag vor Ende der Angebotsfrist!
Hier finden Sie die Schwellenwerte in Zahlen und wodurch sich Unter- und Oberschwellenbereich sonst noch unterscheiden.
Beschaffungsplattformen
Links zu Beschaffungsplattformen
www.ankoe.at
www.auftrag.at
https://www.vemap.com/bundesvergabegesetz
www.provia.at (Ausschreibungsplattform von ASFINAG und ÖBB)
Zertifizierungsdienstanbieter für elektronische Signaturen
Achtung, die Ausstellung kann einige Zeit in Anspruch nehmen.
www.signatur.rtr.at/de/elsi/Anbieter.html
Mehr über die qualifizierte Signatur:
https://www.wko.at/service/wirtschaftsrecht-gewerberecht/Die_Handysignatur_fuer_Unternehmer.pdf
Foto: iStock.com/PeopleImages